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逆境をチャンスに!コロナの影響で採用をオンライン化した際の対応まとめ(オンライン説明会、Zoom導入etc.)

逆境をチャンスに!コロナの影響で採用をオンライン化した際の対応まとめ(オンライン説明会、Zoom導入etc.)

2月末より感染が拡大しているコロナウイルス。関東近郊は自宅謹慎要請が出たり、緊急事態宣言が発令されたりと、コロナによって採用業界も大きな影響を受けています。

特に3月は弊社もコロナ対策に追われた一カ月となりました。今回は採用の支援をさせていただいている企業様で、コロナ対策として対応したことをまとめてみました。
採用活動に関わるすべてのみなさまにお役に立てば嬉しいです。

リアルからオンライン化へ(コロナの影響による変化)

”オンライン会社説明会”の誕生

2月末くらいから日本でも感染が拡大してきたコロナウイルス。政府はコロナの集団感染防止策として「3つの密」を掲げました。

『出典:首相官邸HPより』

政府からの告知は、私たち採用支援企業にも大きく影響しました。

弊社の取引先でも、採用活動のオンライン化を急遽検討することになり、リアル対面で行っていた説明会や面接の開催を、今後どのようにしていくか早急に対応しなければなりませんでした。

この時よりリアル(対面)からWeb(オンライン)での採用活動が本格化しました。

オンライン化に伴うツール選択

オンライン化に伴い、どのオンラインツールを使用するか悩みますよね。参考に弊社が検討したツールを紹介します。

  • Whereby(旧appear.in)
  • LINE
  • メッセンジャー
  • ハングアウト
  • スカイプ
  • Zoom

検討した結果、弊社はZoomを起用しました。

採用した理由は以下の通りです。

  • ユーザーのアカウント登録、インストールが不要
  • URLをクリックするだけで簡単接続可能
  • 無料で複数人と会話が可能(無償版は40分の制限、人数制限あり)
  • 長時間接続していても途切れることがない
  • 音質・画質が良好

Zoomには無償版と有料版があります。有料版は、1ヵ月間の無料トライアルを経験することができます。もし有料版を視野に入れている方はそちらを試してみるのもアリです。

無償版でも接続できる人数と時間の制限はありますが、実際に説明会や面接を実施してみて、無償版の機能でも十分対応が可能であることが分かりました。
(※各企業採用説明会開催人数、時間にもよる)

Zoom導入から実施までの取り組み

準備1 操作、機能の確認

オンラインが主流になるまでは、Zoomを操作をしたことがない人が多かったのではないでしょうか。
まずはZoomの操作方法を調べたり、アカウント登録をして実際に使ってみたりして機能の確認を行いました。

接続する際は、操作や手順を一から追って確認しました。出てくるポップアップ名をメモしたり、ポップアップで選択する項目はどれか試したり…。実際に使う人の立場になり、操作が不明なところがないように細かくチェックをしました。

準備2 応募者へのツール説明

操作方法を確認したあとは、接続までの手順を分かりやすい言葉でまとめていきます。

やはりオンライン上だと音声が聞こえなかったり、電波が悪く上手く接続ができなかったりするケースがあります。

そのため、応募者にも事前の準備(接続確認、電波状況、パソコンのマイク設定など)をするように、メールなどのやりとりで案内を追加しました。

準備3 社員へのツールの使い方共有

応募者への案内と同時に、説明会担当者、面接官など企業社員へのZoomの共有をしました。コロナの影響もあり、Zoomの説明、指示、動作確認は全てリモートで行わなければならなかったため、より分かりやすい言葉で伝えるように心がけました。

誰が読んでも分かりやすく、かつ迷うことなく操作ができるように説明案内を作成するのは本当に大変でした。
しかし、そのおかげで初めて実施したオンライン説明会とオンライン面接は無事に成功することができ、準備を重ねてきて良かったなと実感しています。

ではここからは、オンラインの会社説明会を行う際のメリットと気をつけるポイントを説明します。

オンラインのメリットと気をつけるポイント

説明会参加率が2倍に改善

採用支援をしているIT系企業様の、新卒向けオンライン会社説明会の出席率を昨年と比較したところ、興味深い数値がでました。

昨年の1~4月までの説明会(リアル対面)の参加率は25%。
今年1~4月のオンライン説明会の参加率は50%。

昨年に比べ参加率が2倍以上アップしました!

昨年は、エントリーしてからの学生の離脱が多く、いかに説明会への出席率をあげるかが課題となっていました。

募集条件の違い(昨年は文理不問の募集から今年は卒業科を限定しての募集に変更)やコロナウイルスの影響もありますが、この数値の差はとても大きいです。

オンラインでの参加の手軽さ、情報収集はリアル対面に比べ大きく、参加率アップにつながったと考えます。

コロナの状況にもよりますが、説明会や一次面接はオンラインで行い、最終フェーズ(最終面接、筆記試験等)は対面で行うなど分けて行っていくと良いでしょう。
(対面する際は、三密に気をつけ十分に感染予防をすることも重要です!)

オンラインで気をつけること

実際にオンラインで説明会や面接を実施した経験から、気をつけるポイントを説明します。

より分かりやすい言葉で丁寧に話す

リアルでの対面に比べ、相手の温度感や表情が見えづらかったり、対複数人になると細かなやりとりが難しかったりする部分があります。そのため、相手に対して分かりやすい言葉で話すことや、相手の反応が薄い際はチャット機能を利用してお互い確認しながら進めていくと良いでしょう。

重要な案内は最後に

オンライン説明会の場合、途中離脱の可能性が高くなります。

途中離脱を防ぐために、説明会の冒頭で「最後に選考方法をご案内させていただきます」などと伝える工夫が必要です。

説明会日程は多く提示する

オンラインの手軽さから参加しやすくなった説明会は、開催日を多く設定し案内した方が参加率はアップします。

マイクやビデオなどの事前の設定確認を

何度もチャットツールを使っている人であれば、感覚で操作を行えます。しかし、あまり使用したことのない人にとっては、スムーズに操作ができない時もあるでしょう。

相手の声が聞こえなかったり、うまく接続できなかったりする場合は、チャットで連絡を取り合い、使い方を再度確認したり、設定を見直したりしましょう。

お互い有意義な時間にするために、マイクの設定や起動の確認等、事前のアナウンスはとても大切です。

ツールは常にアップデートして最新のものを使う

オンラインツールは日々アップデートしています。

Zoomはセキュリティ強化として、繰り返しアップデートがあります。
セキュリティ強化としてデフォルト設定で個々にミーティングのパスワード設定が必須になっていたり、待合室有効化機能を追加したりされています。

待合室有効化とは、ミーティング参加者をバーチャルな待合室で待たせておく機能のこと。開催者が参加者の名前を確認することができ、承認した人のみが参加可能のためセキュリティ面もカバーでき便利なシステムです。

最新のものを使用し、機能面に変更がないか常にチェックすることは大事です。

まとめ

大手企業に比べ、中小企業は判断の速さや機動力がメリットでもあります。

コロナの状況を鑑み、すぐにオンライン会議ツールを検討・導入したことで、大手企業に遅れを取らずに開催することができました。

3月、4月を乗り切ることができ、オンラインでの流れや操作などが定着してきたように感じます。

今回例にみないコロナ不況に当たったことで、今できる最善策を見つけること、そしてその逆境を上手く活かしスピード感をもって対応することはとても大事なことだと実感しました。

採用業界は常に変化する業界です。常にアンテナを張って情勢に乗り遅れないようにしていきましょう。

そして、早くコロナが落ち着き、安心して採用活動ができるように、企業様の準備・支援をしていきたいと思います。