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中途採用候補者に読んでもらえるスカウト文面を書くための、4つのコツ!

中途採用候補者に読んでもらえるスカウト文面を書くための、4つのコツ!

今や中途採用に欠かせないダイレクト・リクルーティング。

いざスカウトメールを作成して送信!!と、そこまでは良かったけれど、肝心の候補者からの返信がなかなか来ない・・・。そんな悩みを抱えている採用担当者の方はいませんか?
他の企業からのスカウトに埋もれて、候補者はあなたの会社のメールを開封すらしていないのかも。

しかしちょっとしたコツを使えば、候補者に読んでもらえるメールを書く事が出来るんです!

今回は、ダイレクトリクルーティングでやりがちな失敗例と共に、候補者に読んでもらえる魅力的なスカウトメールの書き方を紹介していきます。一つでも当てはまることがあるな、と思ったら、ぜひ改善して自社のスカウトメールに活かしてみてください。

作成しがちなメール失敗例4つ

まずはじめに、自社のスカウトメールを読み返してみてください。

第三者の目で読んだときに、「話を聞いてみたいな」「面白そうな会社だな」と思ってもらえるような内容になっているでしょうか。
スカウトメールを書くときは、主観的な想いも大事ですが、まず読んでもらうために必要な事は「客観的に見て読みたくなるかどうか」です。

例えばこんな書き方をしていませんか?

1,メールタイトルのインパクトが少ない

全く同じ料理を出しているお店のどちらに入るかを決める方法は人それぞれですが、お店の外観を重視する人もきっと多いはずです。

候補者は1日にたくさんの企業からスカウトメールをもらいます。タイトルから「読みたい」と思ってもらえないとせっかく送ったスカウトメールも開けられないまま埋もれていってしまいます。

2,選考の特別感がない

候補者のレジュメをしっかり読んで、候補者に触れたスカウトメールを書いていますか?何も言わなくとも分かりあっている夫婦であれば良いですが、恋人にしたい異性に対しては熱意を込めたメッセージを送りますよね?スカウトメールも同じです。

候補者は「何で自分にスカウトしてくれたのか?」というポイントをしっかり見ています。スカウトメールは言わば企業から候補者へ送るラブレターのようなものです。特別感がないと相手に振り向いてもらえません。

3,企業のアピールポイントがまとまっていない

会社の紹介文はしっかりと要点を押さえていますか?候補者は長年付き合ってきた親友のように、長い話を延々と聞いてくれるとは限りません。

要点がまとまっておらず、ダラダラと会社紹介を書いているスカウトメールは、何を伝えたいのか、他の会社と何が違うのか、伝えたい内容がぼやけてしまいます。

4,企業からのレスポンスが遅い

本記事タイトルに「スカウト文面を書くための、4つのコツ」と書いておきながら、書き方の例ではない事を先に謝っておきます。しかし大切な事なのでよく読んでくださいね。候補者から返事があった際、すぐに返信をしていますか?

レスポンスが遅いと「仕事が遅い」「企業からスカウトしてきたのに何で返事が遅いの?」と不信に思われることもあります。せっかく送ったスカウトメールから信用を失っては元も子もありません。

ではどのように改善したら候補者を惹きつけるスカウトメールになるのでしょうか。

4つのコツをご紹介します。

中途採用候補者に読んでもらえるスカウト文面を書くための4つのコツ

”読みたい”と思えるタイトルであること

名作と呼ばれる本は、決まって表紙も魅力的なデザインのはずです。

メールを受信して一番最初に読むところはどこでしょう?そう、件名です

特に冒頭の言葉選びは重要です。タイトルによってそのメールを開けてもらえるかどうかが大きく影響します。

転職顕在層や就職活動中の候補者は、さまざまな転職サイト、人材紹介会社などを掛け持ちしていることが多く、毎日たくさんのスカウトメールや紹介メールが届いています。

また、現職中の方が多いので片手間で転職活動をしている人がほとんどです。毎日届く膨大な量のメールを、一つひとつチェックしている暇なんてありません。そのため、受信されたメールの中に埋もれないように、候補者の目に留まるタイトルを意識することが大切です。

目に留まるタイトルを作成するには下記のポイントをチェックしてみてください。

  • 候補者が今求めている内容(転職先に求めていること・やりたいこと、企業とのマッチングポイントなど)を盛り込む
  • 募集職種のアピールポイント(役職/仕事内容(裁量、新規事業、立ち上げ、経験を活かす)/働きやすさ/インセンティブ等)
  • 企業のオススメポイント
  • 一番伝えたい情報はタイトル冒頭にいれる(タイトルの後半部分は省略されることが多いため)
  • 数値・数字を使うとより効果的
  • 抽象的ではなく具体的に
  • 現職の会社名、職種名を冒頭に入れることで特別感がアップ
    例)「▲社でCOOとして働いているあなたへ」・・・
  • 読みやすいタイトル文字数は30文字以内

まずは、募集職種についてのアピールポイントを一つひとつ言語化し、どのキーワードが候補者に刺さるのかリストアップしてみると良いです。

この時に欲しい人材のペルソナ設定や求める人物像などが定まっていると、よりターゲットに刺さりやすいタイトルが作りやすいです。

また、冒頭部分に候補者の現在勤めている会社名や職種名を入れると、「あなたのレジュメをしっかり読んでいるよ」という特別感を与えることができるので効果的です。

相手のアピールポイントを汲めているか

まずは候補者のレジュメをしっかり読み込んでください。

それは何故かって?理由は簡単です。候補者がレジュメを書く時間に比べたら、圧倒的に短い時間で読み終えられるからです。

スカウトメールは、”あなたとぜひ会いたい!”という言わばラブレターのようなもの。

候補者が特別感を感じられるように、候補者のアピールポイントや企業とのマッチングポイントを入れるようにしましょう。候補者のアピールポイントは、具体的に触れることが大切です。

また、レジュメの中に転職先に求めることやステップアップしたい職種、業務内容等の内容を記載している候補者もいます。

その場合、候補者の希望する内容にマッチするものがあればぜひ記載してください。「弊社にはあなたの求める環境がありますよ!」と言うようなマッチングポイントを伝えることで、候補者が働くイメージを持ちやすくなり、転職したい気持ちがぐっと上がるはずです。

注意する点としては、スカウト内容とレジュメ内容に相違がないかしっかり確認すること。もし間違った内容で送ってしまったら、その時点で「ちゃんと読んでもらえていない」「理解してもらえていない」など不信感に繋がってしまいますので、スカウト前にもう一度内容を見直してみましょう。

どうです?短い時間を使ってレジュメを読み込むだけで、スカウトメールの質が上がるのなら、読まない手はもうどこにもありませんよね?

短すぎず、長すぎずの文章で

文章はあまり長すぎても読まれないので、文字量は1400字くらいが読みやすいです。そんな難しい事ではありません。Twitter文字制限の10倍で納めれば良いだけです。

スカウトメールに入れこむ内容は、要点をまとめることを念頭に、ダラダラと長く書かないようにしましょう。

一方、簡潔に書いても内容が薄く、興味を持ってもらえない・読むのを途中で辞めてしまう可能性もあるので、下記のような構成で作成してみると良いです。

  1. 冒頭部分にスカウトした理由=候補者のアピールポイントと募集職種とのマッチングポイントをいれる
  2. 会社のアピールポイント(他社との差別化)
    例)福利厚生、インセンティブ、企業情報、業務内容など
  3. 会社説明会、選考会の日程を記載し、エントリーを促す

また、スカウトの冒頭に実名での送信者名を入れることもポイントです。
基本的に、文章の冒頭には「○○会社の○○です」と挨拶文を入れることが多いですが、ターゲットとなる人物によって送信者の名前を変えると良いです。

例えば、ハイクラス層(幹部・管理職)だったら社長名、若手層だったら募集職種の現場マネージャー名など。

もちろん一貫して人事採用担当者名で送っている企業もいます。人事・採用担当が主にスカウトメールを送るケースが多いと思いますが、最近では社長や管理職、募集職種の現場の社員がターゲット人材をピックアップしてスカウトを送っている企業も多いです。

候補者の職種、年齢、ポジション等により送信者名を変えることにより、共感を得られたり、会社からの期待感を感じてもらいやすくなります

レスポンスは迅速に!

選考を進めたい候補者からの返事は、即レスがベスト。ブラウザの通知機能はオンにして、すぐ気づけるようにしましょう。返事が届いたタイミングは、画面の向こう側で候補者も画面を見ている可能性が高いので、やりとりがスムーズに進みやすいです。

即レスが難しい場合には、できれば当日中、もしくは少なくとも1営業日以内に連絡しましょう。それ以降となると、他の企業での日程調整が進んでしまい、調整が難しくなる可能性も高まってしまいます。コーヒー休憩はメールを返信した後でも遅くないはずです。

企業からの返事が早いということは、「あなたにぜひ入ってほしい」という企業側からの熱意が伝わりますし、候補者が他企業に流れるのを防ぐことにも繋がります。ぜひ心掛けてみてください。

まとめ

今回は魅力的なスカウト文面を書くための4つのコツをご紹介しました。

コロナ渦でさらに就職顕在層が増えている昨今。スカウトメールは良い人材を発掘する手段の一つですので、ぜひ作成ポイントを押さえて活用してみてください。