新卒採用のエントリーシート提出率の低さに悩む企業は少なくありません。当社クライアントの不動産企業もその例外ではなく、慢性的な課題となっていました。この課題解決のカギとなったのが、当社ウィーバーの支援を通じて実施した「Googleフォーム」の活用です。
当社は採用の専門知識を活かし、学生の手間を削減し提出率を大幅に向上させるためのフロー刷新を提案しました。その結果、エントリーシートの提出率はなんと2.5倍に増加。さらに、採用活動全体の効率も飛躍的に改善し、企業の採用力向上に大きく貢献しました。
今回は、この成功事例の背景や具体的なプロセス、そしてGoogleフォーム導入がもたらした成果について、当社採用支援担当（國井）へのインタビューを通じて深掘りしていきます。企業と採用支援コンサルタントが一丸となり取り組んだ施策がどのように実現し、成果につながったのか、その全貌をご紹介します。それではどうぞ！
– Googleフォームをエントリーシートとして活用することで、クライアント様の新卒採用にてエントリーシート提出率を改善させることに成功したそうですね！どんな企業様で成功したのか教えていただけますか？
國井 はい、不動産業界で活躍されている企業様で、会社規模が100名以上の企業様になります。テレビCMで自社のサービスを大々的にプロモーションされるなど、積極的に事業を拡大されている企業様になります。
– エントリーシート受付フローのどこに課題があったのですか？
國井 新卒採用において対面での最初の接点は会社説明会です。説明会後に興味を持っていただいた学生にエントリーシートを記入いただき、それを受領してから面接の日程調整し、面接開始というフローです。
新卒採用の目標人数を達成するためにはこのエントリーシートの提出率を上げ、エントリー数の底上げが必要になるのですが、この数字が低迷していたことが課題でした。
自社製Excelのエントリーシートと採用媒体が持つ制約で悪循環に
– エントリーシート提出率が低かった原因として、どのような点が挙げられますか？
國井 一番の原因は、クライアント様が作成したExcelやPDF形式での提出を求めていた点ですね。企業から送付したものを学生が自分でダウンロードして記入し、再度メールで返信する必要がありました。この手間が離脱の大きな要因だったと考えています。
また、クライアント様が活用していた媒体は「メッセージ上でファイルを添付することができない」という制約がありました。そのため、会社説明会参加者にエントリーシートを送るためには、メールアプリで送信しなければいけませんでした。
よって媒体から参加者のアドレスをコピーし、別メールでエントリーシートを添付し送付する手間がかかる割に、エントリーシート提出率も目標を下回るという悪循環に陥っていました。
– なるほど、、手間がかかる割に提出率も悪かったのですね。
國井 そうですね。それだけでなく、学生が使う就活用メールの受信トレイには他社からのメールもたくさん入ってくるため、メッセージが埋もれてしまっていたのも提出率が低い原因ではないかと考えました。いろんな企業の会社説明会に参加している学生は、他の人よりもさらに受信トレイがいっぱいになります。
提出率が2.5倍改善。スマホ世代にはGoogleフォームが最適
-Googleフォームを活用するアイデアは國井さんがひらめいたと伺っています。なぜGoogleフォームの活用が成果につながると考えたのですか？
國井 理由は2つあります。1つは最近の学生にはスマホが浸透しており、メールアプリとしてGmailを日常的に使っている様子が伺えたからです。ということは、多くの学生はGoogleアカウントをメインアカウントとして使用している可能性が高いため、Googleフォームも比較的使ってもらいやすいと考えました。Googleフォームはスマホからも使える、というのも大きいですね。
もう一つはExcelを日常的に使っていない学生も一部いるのではないかと思ったからです。例えばMacをメインに使っている人はExcelを使う機会はほとんどありません。
メインに使用しているツールが違うと、その分離脱率も高くなります。改善するための手段として、Googleフォームは最適だと考えました。
先ほどこのクライアント様が活用する媒体で、メッセージにファイル添付できないという話がありましたが、Googleフォームにすることでその弊害もクリアでき、採用チームのメッセージ送信の工数削減にもつながると考えました。
– なるほど！スマホ利用に着目しつつ、就職活動中の学生の行動を見極めた上での判断だったのですね。実際にGoogleフォームに切り替えてエントリーシート提出率はどれぐらい改善したのですか？
國井 2年前の実績と比較して2.5倍に増えました！実際にクライアント様の業務改善につながっていることが何より嬉しいです。
面接現場の使いやすさまで考慮しフォーム運用を改善
– 2.5倍！？そんなに改善されるなんて知りませんでした！今回クライアント様がGoogleフォームをエントリーシートとして導入するにあたって、他の課題はありましたか？
國井 この方法を採用するためには、エントリーフォームを提出してくれた人ごとに回答を一覧化できなければならない、という壁がありました。
Googleフォームの回答はスプレッドシートにすべての回答がまとまりますが、それを面接でそのまま使うことはNGとされていました。なぜなら、回答がまとまっていることで誰がどんなコメントをしているのかがわかりにくく、内容を見間違えるリスクがあったからです。
面接現場で齟齬が起きないようにするには、提出してくれた人ごとに回答を仕分ける必要があり、そこをどう解決するかが課題でした。
– なるほど。ではその問題をどのように解決したのでしょうか？
國井 スプレッドシートの関数でうまく仕分けることができる方法をクライアント様と議論していました。いくつかの選択肢の中からINDEX関数というものがあって、それを使えばシート内に記載している内容を他のシートに転記できることがわかったんです。いろいろ調べ、議論してこの方法で解決できるとわかった時は嬉しかったですね。これでクライアント様の業務改善につながる！と前向きな気持ちになりました。
提出率アップのもう一つの秘訣は「学生が答えやすい質問」
– では次にエントリーシートの内容について聞かせてください。Googleフォームをエントリーシートとして活用するにあたって、質問項目は工夫しましたか？
國井 はい、やはり「学生が回答しやすい質問になっているか」を考慮して質問を設計しました。例えば「当社を志望する理由を教えてください」という質問にするのではなく「会社説明会のどの部分に興味が湧きましたか？」に変える、といったことです。
正直、会社説明会の参加を終えたばかりの学生に、いきなり志望理由を答えてもらうのは難しいと思うんです。むしろ志望理由は、選考プロセスの中でその企業で実際に働く人と触れ合う中で明確になっていくと思うんですね。よって、エントリーシートの段階では回答しやすい質問を準備しておくことが重要だと考えました。
また、少子化によって新卒の就職市場は売り手市場になっており、学生が企業を選ぶ傾向が強くなっています。そのような点も踏まえ、なるべく回答しやすい質問への変更が必要だと考えました。
提出率アップに加え提出スピードアップも実現し工数削減
– その他どんな成果がありましたか？
國井 Googleフォームにしたことによって、エントリーフォームの受領スピードが格段に早くなりました。ExcelやPDFで受付をしていた当時は、面接日の2日前になっても提出いただけず、リマインドをしてやっと受領することができていました。これをGoogleフォームに変更してからは、面接日を3週間後に控えている方でも、日程が決まり次第すぐにエントリーフォームを提出いただけるなど、目に見えてやりとりにかかる手間が削減できています。
– 提出率が2.5倍になっただけでなく、学生の提出スピードも上がって採用チームのコミュニケーションコストも大幅に削減できているんですね！今回の取り組みを通じて一番印象に残った点を教えてください。
國井 やはりこの施策をクライアント様と一緒に作り上げることができた、というのが一番印象に残っています。最初のアイデアは私から提案させていただきましたが、実行に移すまでに直面した課題についてはクライアントと一緒に議論して解決していきました。
先ほど話したスプレッドシートの回答を個別に仕分ける件なども、クライアント様と話し合う中で解決できた課題になります。
お客様と一緒にタッグを組んでアイデアを形にして、実際に成果が出るとやりがいがあるし、お客様のお役に立てていることを実感できるので、とても嬉しいです。
今後はスクリーニングの質改善に取り組む
– その他に学んだことはありますか？
昨年行った施策が今年もうまくいくとは限らない、と常々思っています。改善した実績を大切にしながら、さらに施策をチューニングしていくことが大切だということを学びました。
この取り組みでエントリーシート提出率の改善は実現しました。今後は、クライアント様の採用基準を満たす学生をさらに面接に誘導するにはどうすればいいか？といった施策も考えて実行していけたらと思っています。
基準を満たす学生を面接することにかかる時間（コスト）も、そうでない学生を面接することにかかる時間も同じです。なるべく効果的な面接機会を提供できるよう支援し、採用プロセスの無駄を削減するのが採用支援コンサルタントの役割だと思っています。
– ありがとうございます。最後に採用活動を頑張っておられる企業様にコメントがあればお願いします。
採用活動ではいろんな課題に直面しますが、解決のヒントは意外と身近なところにあることが多いと私は思っています。日頃活用しているツールの使い方を変えるだけでも課題が解決できたり、業務の改善につながることは結構多いんです。
もし解決手段が見つからない場合は、当社のような支援企業にご相談いただければ自社のことを客観的に見ることができるいい機会となります。その際はぜひご相談ください。
本日はありがとうございました。
まとめ
いかがでしたか？今回ご紹介した事例では、新卒採用におけるエントリーシート提出率を改善するためにGoogleフォームを導入し、提出率が2.5倍に向上しました。その背景には以下のポイントが挙げられます。
- 学生目線で設計された使いやすいフロー
スマホから簡単に記入・送信できる仕組みを構築することで、学生の負担を軽減 - スプレッドシート関数を活用し現場に即した運用に改善
Googleフォームとスプレッドシート関数を活用し、回答の管理や情報の整理を効率化 - 企業とコンサルタントの緊密な連携
両社が一緒に議論し、現場の課題を解決するソリューションを実現
これらの取り組みにより、提出率の向上だけでなく、採用業務の負担軽減や、学生との円滑なコミュニケーションも実現しました。
採用活動に課題を抱えているみなさまにとって、日常的に利用しているツールを見直すことが改善の第一歩と考えます。
ご不明点やご相談があれば、弊社までいつでもお気軽にお問い合わせください。
ウィーバー株式会社について
弊社は採用コンサルティング・運用支援、採用力を高めるためのHPリニューアルやSNSコンテンツの制作支援も行っています。ぜひお気軽にお問い合わせください！
ウィーバー株式会社は、ベンチャー～中堅企業の『採用人事パートナー』です。採用成功までのプロセスを最適化し、成果を最大化しています。この記事は、人事・人材歴20年の当社代表（錦織）、人材営業および採用コンサルタント経験が豊富な当社メンバー（國井）、そしてデジタルマーケティング経験が豊富な専門家が監修しています。採用支援の最前線で培ったノウハウを、貴社の成功にお役立てください。
