以前カジュアル面談について記事を書きましたが、そもそも面談に来てくれない、なかなか日程調整が進まない・・など悩んでいる採用担当の方もいらっしゃると思います。

今回は弊社がクライアント様に提案している面談設定率を上げるための施策を紹介します。

カジュアル面談についてまとめた記事はこちら

カジュアル面談で採用担当者が押さえるべきポイント

選考フローについて

基本的な選考フロー

各企業さまざまな選考プロセスがあると思いますが、下記の流れが一般的になります。

1. エントリー（応募）
2. 説明会
3. 書類選考
4. カジュアル面談（※企業による）
5. 面接・試験（１～３次※企業による）
6. 内定

新卒や中途など、採用対象により選考フローは変わります。選考フローは自社の求める人物像を見極める重要なプロセスです。

今回は「3.書類選考」から「4.カジュアル面談」（または5.面接）のプロセスにおいていかに設定率をあげるか、という点にフォーカスしたいと思います。

候補者の転職活動の本気度によって返信率も変わってくる

面談を設定する上で、念頭に置いておきたいことは、候補者によって転職活動の意欲はバラバラということです。さまざまな転職サイトがある中で、媒体の種類によって登録している候補者の熱量も変わってきます。

例えば、Wantedlyでは、”共感採用”を強く推しているため、転職潜在層（転職意欲はあるが、まだ具体的に考えていない、転職活動をしていない人）が多く登録しています。その場合、企業から案内を出しても強くマッチしないと、なかなかメールの返信や面接への参加は少ないです。

転職顕在層（転職活動を積極的にしている人）が多く登録しているビズリーチやGreen、キャリトレなどは、転職意欲が高い人が多いため返信率は高いです。

しかし、転職顕在層と言っても、面談・面接の設定がすべて決まるというわけではありません。

書類選考通過後にカジュアル面談や面接の設定をしようとしても、なかなか日程が決まらない、返信が来ない、辞退の連絡が来た…など、思うように決まらないこともありますよね。

弊社の支援している企業様は、書類選考後にカジュアル面談を実施しています。
書類選考後の面談の設定率をいかに伸ばすか、選考プロセスを考える際に弊社が提案している5つの改善施策を紹介いたします。

面談設定率をあげるための５つの改善施策

1.スピードが肝心！候補者へ早めの対応を

「採用活動はスピードが重要」と言われるほど、スピーディーな対応は重要なポイントです。

なぜならば、候補者の熱量が高いうちに選考を進めることで、候補者の心をつかむことができるからです。

転職顕在層は活発に転職活動をしているため、自分の企業に応募をすると同時に他企業にも応募をしたり、すでに選考が進んでいたりする可能性が高いです。

求職者の視点に立つと、仮に志望度が低い企業でも、レスポンスが早く、面談や面接の調整が早く決まれば、会社へのイメージが変わり、志望度が上がるかもしれません。

また、多くの候補者は、現職の傍ら転職活動をして忙しい方がほとんどです。応募した企業からのレスポンスが遅ければ、「判断が遅い」と思われ辞退されてしまう場合もあるため、遅くとも3日以内には返信をするようにしましょう。

人選スピードのアップ

人事以外の社員が書類選考を担当する場合は、社員間で採用要件、ターゲット人材について事前にすり合わせをしておくことが大事です。

担当社員がしっかりと認識していることで、選考の確認の手間が省け、書類選考のスピードもアップします。

2.面談の日程候補日は多く提示する

一回のやりとりで、面談の日程調整がすぐにできるような工夫も大事です。

たとえば、書類選考通過の場合、通過の案内と一緒に、面談・面接の日程を添えて連絡すると、何度もやりとりをせずに済み、早く日程を確定することができます。

その際に、面談日時の候補日は多い方が、候補者としてはスケジュールも押さえやすいです。

特に遠方から来る候補者は、面談をするだけでも時間や場所によって調整が難しいケースも出てきます。

日程を多めにすることと、早めのレスポンスで設定しやすい環境を作ってあげることがポイントです。

3.可能であれば電話で日程調整を

電話でやりとりができるのであれば、相手と直にコミュニケーションをすることができ、簡単に日程調整ができます。

しかし、候補者も人事担当者も忙しいため、なかなか電話にでることができない場合もあるかと思います。

その際は仕事の傍らで返信できるメールの方が、やりとりがしやすいかもしれません。

4.面談時間は短い方がベター

面談時間は長ければ良いというわけではありません。

設定した面談時間が、短い方が候補者にとっては調整しやすいです。

そこで、面談時間を短くする方法として、事前に会社の情報共有（企業情報や業務内容、採用情報など）をするクライアント様が増えました。

最近では、会社の情報共有として『採用ピッチ資料』※を作成し、自社のホームページに掲載している企業が増えてきています。
※採用ピッチ資料とは、簡単に言うと会社の情報をまとめた資料のこと。今注目の採用手法の一つで、各企業工夫をこらした資料が作成され活用されています。

オススメの採用ピッチ資料をまとめた記事はこちら↓

参考にしたい！トレンドの採用ピッチ資料6選

5.PDCAサイクルでふり返りと見直しを

選考プロセスで実施したことは、必ずデータをまとめておき、ふり返りをする時間を持つようにします。

データを取っておくことで、それぞれのアクションのふり返りができ、見直しすべき点や改善点が見えてくるからです。

弊社のクライアント様では、Excel表で進捗表を作成し、エントリー数から、応募数、返信数などを集計し、弊社と一緒に定期的に振り返りと改善を実施しています。

まとめ

各企業それぞれ選考フローに違いはあるかと思いますが、PDCAをしっかり回し、スピード感を持って対応することが肝心です。ターゲットとなる人材と出会えるチャンスを少しでも逃さないよう、常に改善をしていきましょう。